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Se viene abilitata la sezione "Circolari", la piattaforma Schoolcom permette di gestire la pubblicazione, la visualizzazione e la funzione di ricerca delle circolari scolastiche.

Mentre tutto il personale può accedere alla visualizzazione delle circolari attraverso le proprie credenziali, alcuni utenti potranno essere abilitati alla funzione di pubblicazione delle circolari, ed almeno uno di questi avrà anche la facoltà di apportare modifiche alle circolari pubblicate. Generalmente quest'ultima autorizzazione andrebbe conferita solo ad un utente, ad esempio il DS e/o il DSGA.

Accedendo alla sezione "Circolari" si presenterà il seguente menu:

Naturalmente solo l'utente di livello superiore vedrà tutte queste voci. Gli utenti abilitati solo alla pubblicazione (ad esempio uno o più assistenti amministrativi) vedranno solo i link "Inserisci nuova circolare", "Visualizza" e "Archivio circolari".

Cliccando su "Inserisci nuova circolare" comparirà la schermata:

Per realizzare questa operazione di caricamento occorrerà inserire la data della circolare (che non potrà essere posteriore alla data di pubblicazione), l'oggetto, l'ufficio di riferimento. Si indicheranno successivamente, selezionandoli con le caselle di spunta, i destinatari della circolare. Se i destinatari non compaiono nell'elenco, si selezionerà l'ultima casella di spunta e si indicheranno questi destinatari nell'area di testo adiacente.

È anche possibile aggiungere un link che rimanda ad una risorsa della rete e aggiungere delle note (ad esempio: "Questa circolare annulla e sostituisce....").

Naturalmente la cosa più importante è quella di allegare la circolare, che dovrà essere in formato pdf.

Dopo che si sarà premuto il pulsante "Inserisci la circolare" il sistema gestirà il documento stampigliandogli un numero progressivo e l'anno scolastico in corso.

Se per caso si commette un errore materiale in questa operazione (ad esempio si carica il documento sbagliato) l'operatore che possiede questa prerogativà potrà apportare le necessarie modifiche cliccando sulla voce di menu "Modifica circolari"; si presenterà allora la finestra:

Cliccando poi sull'immagine si accede alla pagina di modifica della singola circolare:

qui è possibile modificare tutti i campi e sostituire, se è il caso, il documento della circolare.

Lo stesso operatore potrà anche accedere alle statistiche di visualizzazione di ciascuna circolare cliccando, nella finestra precedente, sull'immagine .

In questo modo si potrà osservare quali dipendenti hanno letto la circolare e in quale istante (in caso di letture ripetute verrà visualizzata la data dell'ultima visualizzazione):

Per verificare quali circolari ha letto un particolare dipendente si può direttamente cliccare sul nome del dipendente in questa finestra oppure scegliere il dipendente dopo aver selezionato la voce del menu laterale "Statistica visualizzazioni". In questo caso si vedrà l'elenco cliccabile di tutti i dipendenti:

Vale la pena segnalare che il sistema provvede a resettare automaticamente la numerazione delle circolari ogni nuovo anno scolastico. La prima circolare pubblicata a partire dal I di settembre avrà di nuovo il numero 1 seguito dal nuovo anno scolastico.

Mentre le circolari vengono gestite all'interno della piattaforma riservata al personale della scuola, il sistema mette a disposizione anche due file html che possono essere resi pubblici, contenenti rispettivamente l'elenco delle circolari e la pagina di ricerca. Questi file si trovano nella sottocartella /public della cartella schoolcom. Quindi, se l'indirizzo web della scuola è www.scuola.gov.it, la prima pagina si troverà all'indirizzo www.scuola.gov.it/schoolcom/public/visualizza_circolare.php e la seconda www.scuola.gov.it/schoolcom/public/archivio_circolari.php.

L'amministratore del sito potrà quindi o creare un link dalla home page alle due pagine oppure incorporare i file html in altre pagine del sito, ad esempio usando il tag html <iframe>. Se invece non intende rendere disponibili al pubblico le circolari, ma limitarne la visualizzazione solo al personale, può semplicemente cancellare i due file.