La parte amministrativa dell'area "Sistema gestione qualità" permette agli utenti autorizzati di pubblicare e gestire manuali e moduli in uso nella scuola. Il sistema prevede due tipologie di utenti che possono contribuire in termini attivi; quello di livello più basso può pubblicare documentazione, mentre quello di livello più elevato può apportare modifiche più generali e gestire anche i documenti pubblicati da altri.
La prima operazione che l'amministratore generale della sezione deve compiere è quella di definire i parametri generali. Dalla pagina principale della sezione può accedere a tale funzione attraverso la voce di menu "Parametri generali".
Qui è necessario, in successione procedere a definire:
- Le tipologie di documenti. Ad esempio classificandoli per grado di scuola, o per diversi plessi.
- Le categorie di documenti. Si vedano gli esempi nelle immagini che seguono.
- Le tipologie di utilizzatori. Servono ad indicare a quali utenti sono indirizzati i diversi documenti che vengono pubblicati
Una volta definiti i parametri generali, è possibile iniziare ad inserire i vari documenti, utilizzando la voce di menu "Aggiungi documenti".
In questa pagina bisogna inserire, in successione:
- La data del documento
- Il titolo
- Eventuali parole chiave che faciliteranno la ricerca del documento
- Edizione, revisione e codice del documento
- La sezione di appartenenza (definita precedentemente)
- Nel caso il documento sia classificato come allegato, il documento master (ovviamente questo deve essere stato già inserito)
- Uno o due file. In questo modo è possibile mettere a disposizione degli utenti ad esempio il documento in due formati alternativi. Quelli consentiti sono docx, odt, xlsx, ods, pdf
- Il link ad un modulo online
- La visibilità del documento
- La possibilità di rendere pubblico all'esterno il documento
- La categoria di utilizzatori cui è indirizzato il documento
- I tempi di archiviazione previsti per il documento
- Eventuali note.
Una volta che alcuni documenti sono stati inseriti, l'amministratore può gestire i propri documenti (quello di rango più elevato anche i documenti altrui) con la voce di menu "Modifica/gestisci".
La tabella che così si presenta permette di ordinare i documenti secondo diversi campi facendo semplicemente click sulle intestazioni di colonna attive. Le ultime due colonne contengono i pulsanti 
e 
che permettono, rispettivamente, di modificare i record inseriti o addirittura di cancellarli.